A importância de documentar os contatos da sua empresa


Em uma rotina corporativa, uma série de mensagens são trocadas diariamente com parceiros, funcionários, clientes e fornecedores. Claro que com o passar do tempo, esses e-mails ficam desorganizados, o que pode trazer problemas e até o vazamento de informações indevidas.

Por isso, é muito importante documentar as mensagens no seu e-mail institucional, aumentando a segurança e otimizando o fluxo de trabalho.

Saiba mais sobre o assunto!

Importância em processos jurídicos

Em alguns casos, os e-mails são usados como prova em processos jurídicos, comprovando a negociação ou termos de acordo. Porém, alguns cuidados são importantes para que a mensagem seja usada com esse fim: autenticidade, confidencialidade e integralidade.

Por isso, é importante a organização de todo o fluxo de e-mail institucional relevante. As funcionalidades do e-mail corporativo Zimbra vão ajudar a organizar e classificar essas mensagens.

Arquivamento correto dos e-mails

O arquivamento de mensagens deve ser rápido e preciso para não atrapalhar o fluxo de trabalho e garantir uma consulta posterior.

O ideal é separar as mensagens recebidas em seu Zimbra e-mail por assunto ou cliente. Assim, todas as mensagens estarão classificadas e poderão ser rapidamente localizadas se for necessária alguma consulta.

Armazenamento na nuvem

Uma funcionalidade importante oferecida pela Inova é o armazenamento das suas mensagens na nuvem. Isso aumenta a segurança dos dados, já que cloud computing é um dos métodos que oferece a melhor proteção das informações.

Os seus e-mails ficam resguardados de contaminações por vírus ou da perda de dispositivos externos nos quais estariam armazenados.

A guarda dessas mensagens na nuvem também garantem a sua acessibilidade e permite a implantação de um sistema de organização mais preciso.

Documentar corretamente os contatos da sua empresa é a garantia de provas em algum problema com fornecedores ou clientes. O seu e-mail institucional também é uma fonte importante de dados da sua empresa e vale a pena organizar essas informações.

0 visualização

Contate-nos

arrow&v
arrow&v
arrow&v

INOVA TECNOLOGIAS DE INFORMACAO E REPRESENTACOES LTDA.

CNPJ 01.427.728/0001-67

Endereço. Rua Gomes de Carvalho, 1629 São Paulo SP - CEP 04547-006

Copyright © 2020 por INOVA | São Paulo | Brasil

Empresa associada: