Como organizar melhor seus documentos corporativos

Conforme as empresas crescem e se desenvolvem, é comum que alguns documentos fiquem perdidos pelo caminho.

Os documentos corporativos de uma empresa são itens físicos e arquivos digitais de extrema importância para uma organização, portanto, é fundamental que eles estejam organizados e guardados em um local seguro e restrito, mas como fazer isso?

Se você precisa de ajuda para organizar melhor seus documentos corporativos, confira as dicas da Inova abaixo e descubra como armazenar seus dados sem deixar nada para trás ou comprometer a segurança das informações:

●    Digitalize seus documentos

Uma ótima maneira de começar a organização dos seus documentos corporativos é investir na digitalização. Os documentos digitais ocupam menos espaço que documentos físicos e podem ser acessados, armazenados, duplicados e transportados com maior segurança.

●    Defina um local de armazenamento

Após digitalizar seus documentos corporativos, defina um local de acesso restrito para armazená-los. Isso irá evitar que funcionários e colaboradores fiquem se perguntando sobre onde está certo contrato, comprovante, orçamento, pauta de reunião ou relatório.

●    Crie pastas de maneira organizada

Para agrupar seus documentos com maior organização, crie pastas e defina os departamentos relacionados a cada tipo de documento corporativo, tais como: Financeiro, Administrativo e Comercial. A criação de pastas economiza tempo e facilita o acesso a documentos.

●    Invista em soluções em nuvem

Solução em nuvem é uma opção segura, prática e eficiente para troca de informação e armazenamento de documentos, as quais oferecem segurança, agilidade e manutenções periódicas em seus serviços, como é o caso dos pacotes Office 365.

O pacote Microsoft Office 365 inclui as versões mais recentes dos principais aplicativos da Microsoft, como os pacotes do  Office 365 que conta com E-mail, Word, Excel, Outlook, OneDrive e muitos outros serviços em nuvem que permite que você salve e acesse arquivos de qualquer lugar, em qualquer dispositivo com total segurança.

Ficou interessado? Visite o site da Inova e saiba mais sobre o Office 365 da Microsoft! Adquira a versão atualizada dos principais aplicativos da Microsoft e armazene seus documentos corporativos com total segurança e organização!