Como organizar sua caixa de e-mail

Ter a caixa de e-mail empresarial organizada é o primeiro passo para aumentar a produtividade e melhorar o atendimento ao cliente. Com algumas dicas, é possível estabelecer um fluxo para ler, responder, armazenar e destacar as mensagens e ter um controle completo do trabalho.

Confira as nossas dicas para organizar a sua caixa de e-mail!


1. Não concentre tudo na caixa de entrada

Os e-mails recebidos na caixa de entrada devem ser redirecionados para outra pasta. Os que podem ser resolvidos rapidamente (em menos de 2 minutos) devem ser respondidos. Os que trazem pendências devem ser armazenados nas pastas dos clientes ou encaminhados para o responsável.

Escolha um aplicativo e-mail que permita a separação por temas e assuntos para ajudar nessa etapa.

2. Faça uma faxina

Nem todas as mensagens inúteis vão automaticamente para a caixa de spam. Se você identificar e-mails enviados constantemente com assuntos irrelevantes, inclua esse endereço na lista de e-mails indesejados para que o volume na sua caixa de entrada diminua.

3. Crie um arquivo morto

Ao finalizar processos ou contratos com clientes, as mensagens ali armazenadas não serão mais úteis, porém algumas devem ser guardadas para conferências futuras ou até mesmo para proteger a empresa em processos judiciais.

Crie um arquivo morto para armazenar essas mensagens. Lembre-se sempre de buscar aplicativo de e-mail que facilite a organização por pastas e etiquetas, para que você consiga catalogar essas mensagens da maneira mais prática possível.

4. Evite o acúmulo

Depois de organizar a caixa de entrada, evite que as mensagens se empilhem novamente. Responda imediatamente o que pode ser resolvido naquele momento, arquive e delegue. Tenha como meta deixar a caixa de e-mails vazia no final do dia.

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