Como otimizar o uso do e-mail


O e-mail empresarial é uma das ferramentas mais importantes dentro da rotina diária de trabalho. Seu uso representou uma grande economia de tempo e dinheiro nas operações, aumentando a agilidade na tomada de decisões e, aliado ao smartphone, dá uma enorme mobilidade aos trabalhadores de todos os níveis hierárquicos.

Neste post vamos dar algumas dicas para você otimizar o uso do e-mail. Acompanhe!

Seja claro e direto

Um aplicativo de e-mail permite que as mensagens sejam acessadas via mobile, mas isso não significa que você deva estender a conversa. Procure ser o mais conciso e objetivo possível. Restringir o texto apenas ao necessário, sem desenvolver conversas longas certamente vai otimizar o seu tempo e o do remetente.

Mantenha a caixa de entrada limpa

Se uma caixa de e-mails lotada te deixa confuso e faz com que você perca muito tempo tentando decidir quais são as prioridades, procure sempre deixar a caixa de entrada limpa. Ao receber uma nova mensagem, responda-a, encaminhe para o responsável, redirecione para a pasta apropriada ou apague. Além disso, procure sempre consultar a caixa em horários pré-determinados, para evitar que as mensagens roubem a sua produtividade durante o dia.

Conte com ferramentas antispam e antivirus

Nada pior do que acessar a sua caixa de e-mails e se deparar com uma mensagem em que há dúvidas se o anexo pode ser aberto ou se trata de um vírus. A mesma coisa para spams, que você perde tempo abrindo ao julgar o e-mail importante e o assunto é totalmente irrelevante.

Para evitar isso, conte com uma ferramenta que ofereça ferramentas AntiSpam e antivírus, além de outras ferramentas que ajudam a maximizar a produtividade da sua ferramenta de e-mail. O MxGateway em conjunto com o Cloudmark é uma excelente opção e compatível com qualquer sistema de e-mail. Com esses cuidados, o uso do e-mail é otimizado, aumentando a produtividade de maneira considerável e ajudando a aproveitar o tempo com melhores resultados.

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