Passo a passo: como organizar seu e-mail


Saber como organizar a sua caixa de e-mails é o primeiro passo para um dia a dia mais produtivo. Com algumas dicas, é possível criar um fluxo que vai otimizar o seu trabalho e evitar estresse. Se você também quer sistematizar as suas mensagens, acompanhe este post!

1. Limpe a caixa de entrada

Muitas pessoas têm o hábito de deixar a caixa de entrada do e-mail institucional lotada, o que é um péssimo costume. Você pode começar cancelando o recebimento das notificações das redes sociais, o que já vai diminuir muito o volume de mensagens.

Procure responder as mensagens que puderem ser resolvidas e delegue as que não são de sua responsabilidade.

2. Crie pastas

Algumas informações não podem ser resolvidas naquele momento. Para arquivá-las, é interessante criar algumas pastas. Você pode organizá-las por clientes ou até mesmo criar um espaço para armazenar referências e ter como consultar esses dados posteriormente.

Estas pastas ajudam a controlar negociações e centralizam as informações em um local só, facilitando a busca de uma informação ou conversa específica.

3. Evite conversas inúteis

Muitas questões resolvidas por e-mail e que são levadas a longas conversas podem ser solucionadas mais rapidamente por um aplicativo de mensagens instantâneas ou mesmo em uma ligação telefônica. São excelentes alternativas para evitar o acúmulo de vários e-mails e o tempo gasto para ler e responder a essa comunicação.

4. Escolha um bom provedor de e-mails

Escolha um provedor que ajude a organizar as mensagens, com visualização prática e tela intuitiva, mas que ao mesmo tempo forneça a segurança desejada. O e-mail corporativo Zimbra é uma excelente solução, e ainda oferece suporte 24/7, 365 dias do ano, com armazenamento das informações na nuvem dando mobilidade e protegendo os seus dados.

O Zimbra e-mail vai ajudar você a organizar as mensagens da sua empresa com máxima eficiência.

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